La escuela cuenta con 80 empleados de 9 departamentos: 5 departamentos de ventas por zona, soporte, gestión de cuentas, personal docente, asesores personales. Los jefes de departamento utilizan WhatsApp con un número de teléfono. Diferentes especialistas pueden comunicarse con un cliente sobre diferentes temas al mismo tiempo, lo que a menudo lleva a la confusión y al barullo dentro de la misma sala de chat.

Cómo lo hemos arreglado

Hemos habilitado la integración de WhatsApp Web con un número distinto para cada departamento.

En la configuración, dividimos el acceso y los derechos entre los empleados de los departamentos. Los alumnos de “SMM management” fueron entregados a un profesor y los de diseño a otro. El director tiene el acceso a todos los chats para poder supervisar el trabajo de los managers.

El cliente guarda los contactos de “sus” gestores para diferentes categorías de asuntos, se comunica con ellos simultáneamente y no se confunde. Si algo se estropea, se pone en contacto con el servicio técnico; no importa qué empleado responda, sólo hay un chat con el servicio técnico. Asimismo, se comunica con el personal docente y el resto del departamento.